Consultor, autor y conferencista en Mantenimiento, Confiabilidad y CMMS
AUSTRALIA
El siguiente artículo está basado en el libro "CMMS: A Timesaving Implementation Process". Muestra en forma simple la evolución de los sistemas de información para mantenimiento y una descripción de los conceptos asociados.
Los sistemas que usamos hoy en día para la administración de mantenimiento vienen de dos grupos principalmente. Cada tipo de sistema trae sus propios beneficios y contra beneficios los cuales tienen implicaciones grandes. Cualquier empresa que contempla la compra de un sistema para administración de mantenimiento deberían tomar en cuenta cual es el tipo de sistema. Lamentablemente la mayoría no lo hacen y esto es una de las razones principales, entre muchas, por fracasos en la implantación de sistemas en este ambiente.
La función de mantenimiento ha cambiado mucho durante los últimos 40 años. Tal vez más que cualquier otra disciplina gerencial. Esto es debido principalmente a cambios en varias áreas:
Estos requerimientos de mantenimiento empezaron a manifestarse alrededor del año 1940. Durante la segunda guerra mundial. Industrias en general esta empezando a darse cuenta que la administración efectiva de mantenimiento tiene efectos no solamente importantes para la efectividad de costos de la empresa, pero también tienen implicaciones estratégicas. Es decir que la administración efectiva de mantenimiento puede afectar la habilidad de la empresa de ser competitiva en el mediano y largo plazo.
En los años setentas nos llego la tecnología de computación, lo cual iba a crecer dramáticamente en los siguientes años. Y es durante esta época que la industria empezó de utilizar sistemas computarizados para la administración de asuntos empresariales. Este desarrollo se inició debido a dos requerimientos principales, las necesidades de activos físicos (mantenimiento) y las necesidades de producir (planes de producción). Los dos tipos de sistemas hoy en día son el tipo EAM, Enterprise Asset Management, y el ERP, Enterprise ResourcePlanning.
Requerimientos de Administración de Activos
Esto se manifestó principalmente en industrias del tipo intensivas en capital. Las características de estas empresas es que dependen fuertemente en el rendimiento de sus activos físicos. Algunos ejemplos serian las industrias de Defensa, Minería, producción de Petróleo empresas de servicio (electricidad, agua etc.) y empresas en la área de transporte.
Otra característica de este tipos de empresas es que un cambio relativamente pequeño en las áreas de disponibilidad o confiabilidad brindará un cambio alto en la productividad y rentabilidad de la empresa. Es en estas industrias donde nacieron los requerimientos principales para sistemas de administración de mantenimiento como la conocemos hoy en día.
CMMS
CMMS significa Computerised Maintenance Management Systems en inglés, y era el principal sistema desarrollado para la función. Al principio eran muy básicos. Eran diseñados para reemplazar los sistemas manuales de tarjetas del trabajo que eran muy populares en esos tiempos. (Y a veces todavía se usa). En esos tiempos fueron solamente una manera para administrar el mantenimiento en forma electrónica.
Con el tiempo empezaron a incluir administración básica de materiales. Estos sistemas siguen en el mercado hoy en día y son dirigidos normalmente a empresas pequeñas con una necesidad para administrar mantenimiento pero en una forma muy básica y sencilla. Uno de los problemas de hoy es que profesionales en mantenimiento normalmente hablan de CMMS pero en realidad están hablando de sistemas mucho mas evolucionados.
MRO
El segundo paso en la evolución hacia el sistema EAM era los sistemas MRO, Maintenance Repair and Overhaul , estos sistemas todavía se enfocaban en los principios de sistemas CMMS, pero empezaron a incluir funcionalidades avanzada como:
Todavía existen los sistemas tipo MRO y desempeñan servicios importantes en las empresas que requieren un enfoque solamente hacia el mantenimiento y no a otros aspectos de gestión corporativo dentro del mercado de empresas pequeñas a medianas.
Los límites de la funcionalidad de sistemas como CMMS y MRO han creado la necesidad para sistemas "Best of Breed". Un enfoque hacia el "Best of Breed" involucra interfases entre los sistemas para asegurar que funcionen en conjunto. Este crea varios problemas con actualizaciones de sistemas, mantenimiento de interfases y otras áreas.
Requerimientos de Producción
Al mismo tiempo era reconocido que varias industrias tuvieron requerimientos muy específicos en términos de la Planificación de producción y el control de los recursos para conformar con estos requerimientos. A través de una buena Planificación de materiales y recursos, según un plan de producción, estos tipos de empresas pudieron incrementar altamente la rentabilidad de sus operaciones.
Estas industrias son las de la manufactura, donde los planes de producción pueden cambiar rápidamente, día a día, semana a semana, dependiendo a la demanda y otros factores. Es en este ambiente donde nacieron los requerimientos que crearían los sistemas ERP.
EAM
Sistemas EAM son los descendientes directos de los sistemas CMMS y MRO e incluyen todas las funciones de los antes mencionados . Aunque mantienen el enfoque original hacia los requerimientos de mantenimiento han evolucionado para ser sistemas dirigidos a la gestión total de las empresas en un nivel corporativo. Es decir, el enfoque hacia la Planificación de materiales basado en los requerimientos de mantenimiento, principalmente. Pero también incluyen funcionalidades avanzadas en las áreas de:
Sobre el tiempo las funcionalidades de estos sistemas, en las áreas de mantenimiento, también se volvieron mas avanzadas con respecto de aquellas en el pasado. Es decir, varios sistemas EAM ahora tienen las siguientes habilidades:
Usando estos sistemas, la habilidad para obtener beneficios altos en industrias intensivas en capital es, hoy en día, muy alta en comparación con los antiguos sistemas.
ERP
Es importante entender en este punto que aunque haya una clase de sistemas llamado ERP, ellos son basados en una metodología. Esta metodología ERP empezó en los años setenta con la metodología MRP, Materials Resource Planning, y luego MRP II, evolucionando finalmente a ERP. La metodología MRP era dirigida a sistemas de Planificación de recursos de materiales y recursos humanos basados en los requerimientos de producción. Elresultado era sistemas con funcionalidades fuertes en las áreas de:
El mercado para los sistemas ERP es masivo. Tanto que hoy en día cuando se habla de sistemas de administración, con frecuencia hablamos solamente de sistemas ERP. Es importante a reconocer ahora que la función de mantenimiento no es, y nunca ha sido, parte de la metodología de MRP / MRP II ni ERP . Desde nuestro punto de vista ésto es un hueco grande enun área que tiene implicaciones estratégicas para lograr ventajas competitivas en industrias intensivas de capital. Muchas empresas, lamentablemente, se dan cuenta de esto después que han comprado un sistema de administración.
Aunque varios sistemas tipo ERP han incluido un enfoque hacia mantenimiento hoy en día es un anexo a sus sistemas y enfoque global. En un reporte recién del grupo Gartner (Una empresa de analistas en sistemas de administración de empresas entre otros sistemas) comentaron que uno de los ERP mas grandes y populares todavía tenía problemas por no haber adoptado los cálculos de materiales usados en sistemas EAM/ MRO. Esto esporque los sistemas, desde la arquitectura de la base de datos, son dirigidos a requerimientos diferentes.
ERP II
ERP II es una nueva categoría que todavía es una visión más que una realidad. Aunque varios sistemas son clasificados como ERP II es algo que todavía ninguno ha logrado. Está basa en funcionalidades de e-collaboration extenso e ínter-conectividad con otras aplicaciones. Así hay una gran tendencia para proveer arquitectura verdaderamente abierta y un enfoque hacia la funcionalidad para interactuar con los mercados en Internet. El enfoque de este documento no es para tratar de estos requerimientos.
Conclusión
Empresas medianas hasta grandes en el área de uso intensiva de capital deberían contemplar la compra de un sistema EAM para la gestión total de sus empresas. Sólo los sistemas EAM contienen la funcionalidad total, y enfoque, necesario para lograr las ventajas competitivas necesarias. EAM es el único tipo de sistema dirigido a altas funcionalidades en mantenimiento y habilidades fuertes para la gestión de la empresa total al nivel corporativo.
